Oude apparatuur veilig en verantwoord wegdoen
Desktops, laptops of mobiele telefoons. Er komt een zeker moment dat je als ondernemer je bedrijfsapparatuur vervangt. Wat doe je dan met je oude apparaten? Weggooien, verkopen of aan personeel meegeven? Zorg dat je je oude apparaten veilig en verantwoord afvoert.
Vernietig bedrijfsgevoelige gegevens
Digitale apparaten beschikken vaak over een opslagruimte. Vaak is dit een harde schijf of verwisselbare mediadrager (zoals een SD-kaart). Voor sommige apparaten is dit vanzelfsprekend, bijvoorbeeld een desktop, laptop en mobiele telefoon. Bij andere apparaten is het misschien minder vanzelfsprekend, zoals printers, camera’s en slimme apparaten (IoT). Maar ook dit soort apparatuur kan bedrijfsgevoelige informatie bevatten zoals gebruikersnamen, wachtwoorden of IP-adressen.
Zorg er daarom voor dat je alle bestanden en instellingen van de apparaten hebt verwijderd voordat je je oude apparatuur afvoert. Simpelweg verwijderen of snel formateren is in de meeste gevallen niet voldoende. Kwaadwillenden kunnen met speciale programma’s en apparatuur relatief makkelijk oude bestanden terughalen.
Wil je absoluut zeker zijn dat je apparaten geen gevoelige gegevens meer bevatten op het moment dat je deze wegdoet? Verwijder dan fysieke opslag van het apparaat en vernietig deze fysiek.
Mocht het fysiek vernietigen van gegevensdragers niet mogelijk of gewenst zijn, dan bestaan er tools die opslag op een veilige manier kunnen wissen zodat het terughalen van bestanden zeer onwaarschijnlijk tot onmogelijk wordt.
Tools
Er zijn ook gratis en betaalde tools beschikbaar om harde schijven op een veilige manier te wissen. Er worden dan methoden gebruikt zoals het meermaals beschrijven van de opslag waardoor het terughalen van bestanden (nagenoeg) onmogelijk wordt. Dit is voor veel ondernemers een prima oplossing maar geeft minder zekerheid dan het fysiek kapot maken van de opslag.
Je kunt de data ook (laten) versleutelen, waardoor deze door buitenstaanders niet meer te benaderen zijn.
Er zijn ook specialistische bedrijven die je kunt inschakelen om je opslag op een professionele manier te vernietigen en te voorzien van een certificaat. Dit laatste kan handig zijn wanneer je dit binnen je bedrijf in een proces wilt borgen.
Factory reset
Voor sommige apparaten kan een ‘factory reset’ (terug naar de fabrieksinstellingen) voldoende zijn om de interne gegevens volledig te wissen. Dit is bijvoorbeeld bij telefoons en tablets het geval. Ook voor apparaten zoals printers of andere netwerkapparatuur volstaat de factory reset-methode voor het verwijderen van oude logfiles of gevoelige instellingen.
Dat een apparaat nog altijd gevoelige informatie kan bevatten, bewijst dit verhaal van Kennislink over het Nederlands Forensisch Instituut (NFI). Het NFI onderzoekt misdrijven en gebruikt daarbij ook steeds vaker de informatie die ze uit apparatuur kunnen halen. Zelfs een telefoon die al twee jaar in het water heeft gelegen. En wat het NFI kan, kunnen criminelen natuurlijk ook.
Zet je apparaat niet bij het vuilnis
Zet je afgedankte apparaat niet zomaar bij het andere bedrijfsafval. Je maakt het op die manier voor buitenstaanders heel makkelijk om via ‘dumpster diving’ te zoeken naar bedrijfsinformatie. Bovendien is het niet milieuvriendelijk. Particulieren kunnen oude apparatuur naar een milieustraat brengen. Voor bedrijven is dat niet mogelijk. Bedrijven kunnen voor het milieuvriendelijk afvoeren van apparaten terecht bij commerciële afvalverwerkers. Sommige bedrijven doneren oude apparatuur aan goede doelen. Zo kunnen apparaten nog van nut zijn voor mensen die deze apparaten niet tot hun beschikking hebben.