Hoe ga je veilig om met samenwerkapps zoals Microsoft Teams?

Hybride werken - vanuit verschillende locaties - komt binnen bedrijven steeds vaker voor. Om online eenvoudig te kunnen blijven overleggen met je collega’s of externen, zonder fysiek in dezelfde ruimte te zijn, worden hiervoor samenwerkapplicaties gebruikt. Een bekend voorbeeld van zo'n applicatie is Microsoft Teams.

Hoewel samenwerken in zulke applicaties handig is, ligt er voor veel bedrijven een uitdaging om duidelijke protocollen te maken zodat je dit soort applicaties veilig gebruikt. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld zelf gemakkelijk aparte samenwerkruimtes aanmaken. Door deze vrijheid ontstaan er ook weer risico’s voor de (online) veiligheid. Werk je als bedrijf met Microsoft Teams of een vergelijkbare samenwerkapplicatie? Lees waar je rekening mee kunt houden.

Malware

Voor veel mensen is Microsoft Teams geen onbekend terrein. Het is een handige applicatie om met zowel collega’s als klanten en externen samen te werken. Het betrekken van externen brengt wel risico’s met zich mee. Hoewel het een standaard instelling is dat externen specifieke beperkingen hebben, zoals het plaatsen van bestanden, is er onlangs een methode ontdekt en bekend gemaakt waarmee je deze beperking kunt omzeilen. Dit is een kwetsbaarheid die kan worden misbruikt in bijvoorbeeld een phishingaanval om malware binnen een bedrijf te verspreiden.

Grip op bedrijfsdata

Voor bedrijven is het soms lastig te bepalen waar je welke bedrijfsdata moet opslaan. Omdat er zoveel verschillende plekken en verschillende soorten data zijn, kun je het overzicht en grip verliezen op waar je bedrijfsdata staan. Ook bij samenwerkapplicaties is het van groot belang om goed na te denken welke informatie en data je kan en mag delen en met wie. Zo kan het zijn dat bepaalde data onbedoeld toegankelijk zijn voor zowel interne medewerkers als externen, terwijl dit niet de bedoeling is. Daarnaast kunnen bedrijfsdata verloren gaan omdat het op plekken komt te staan waar mogelijk geen back-up van wordt gemaakt. Of bedrijfsdata kunnen onbedoeld langdurig bewaard blijven in een 'vergeten' Teams-omgeving. Dit kan dan als gevolg hebben dat je bedrijf niet (meer) werkt conform de privacywetgeving AVG.

Kansen voor digitale veiligheid

Naast risico's biedt het gebruik van samenwerkapplicaties zoals Microsoft Teams ook kansen om de veiligheid te verbeteren.

Dit soort applicaties laten je op een andere manier omgaan met bedrijfsinformatie, wat flexibiliteit biedt maar ook de mogelijkheid om veel specifieker aan te geven wat je in welke omstandigheden mag doen met de (eventueel gevoelige) informatie. 

Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om in te stellen dat toegang tot gevoelige informatie buiten kantoor alleen mogelijk is met sterke authenticatie, zoals tweefactorauthenticatie. Een andere mogelijkheid is het instellen van beperkte rechten (alleen lezen, niet bewerken) wanneer je de data benaderd vanaf een onbeheerd apparaat (bijvoorbeeld een privételefoon). Dit soort mogelijkheden kunnen jou en je organisatie helpen om security strategieën en principes als ‘zero trust’ te implementeren.